6.4 Toiminnan kehittämistä tukeva tieto ja sen hyödyntäminen
Luvun keskeiset tulokset:
Organisaation sisäisen tiedon hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä toteutuu pääosin hyvin
- Enemmistö (67–72 %) johtajakyselyyn vastanneista arvioi, että palautetietoa, itsearviointia ja organisaation omaa määrällistä tietoa hyödynnetään kehittämistyössä hyvin.
Tutkimus- ja arviointitiedon käytössä ja kerätyn tiedon hyödyllisyydessä on paikoin kehitettävää
- Vain hieman yli puolet (54 %) johdosta oli sitä mieltä, että organisaation ulkopuolista tietoa hyödynnetään hyvin.
- Samoin vain reilu puolet (54 %) arvioi, että kerätyn tiedon hyödyllisyyttä ja tarpeellisuutta arvioidaan organisaatiossa hyvin.
Henkilöstön kokemukset tiedon hyödyntämisestä vaihtelevat
- Reilu kolmasosa henkilöstöstä (37 %) hyödyntää tutkimus- ja asiantuntijatietoa kehittämisessä vain kohtalaisesti ja 10 % heikosti.
- Toisaalta 46 % henkilöstöstä kokee hyödyntävänsä tutkimus- ja asiantuntijatietoa hyvin.
Varhaiskasvatuksen laadun seuraaminen, arviointi ja kehittäminen vaativat tuekseen tietopohjan. Säännöllisesti kerätyllä tiedolla voidaan varmistaa, että arviot varhaiskasvatuspalveluiden ja toiminnan laadusta sekä niiden kehittämiseksi tehtävät toimenpiteet ovat ajantasaisia ja osuvia (Karvi, 2023).
Johdon vastaukset olivat jossain määrin jakautuneita toiminnan kehittämisen tueksi kerättyyn tietoon liittyvissä kysymyksissä (kuvio 7). Selvä enemmistö arvioi, että erilaista tietoa kuten palautetietoa, itsearviointitietoa ja omaa organisaatiota koskevaa määrällistä tietoa, hyödynnetään toiminnan kehittämisessä hyvin (toteutuu hyvin vastanneiden osuus väittämissä 67–72 %). Toisaalta jokaisessa kohdassa huomattava osa vastaajista tunnisti, että kyseisen tiedon hyödyntäminen voisi toteutua paremmin (heikosti tai kohtalaisesti vastanneiden osuus väittämissä 26–30 %). Vain reilu puolet (54 %) oli sitä mieltä, että organisaation ulkopuolista tietoa hyödynnetään hyvin osana kehittämistyötä. Organisaation ulkopuolisella tiedolla viitattiin kyselyssä kansalliseen arviointi- ja asiantuntijatietoon sekä tutkimustietoon. Samaten vain reilu puolet (54 %) oli sitä mieltä, että kerätyn tiedon hyödyllisyyden ja tarpeellisuuden arviointi toteutuu organisaatiossa hyvin.
Henkilöstön vastaukset erilaisen tiedon hyödyntämisestä olivat jakautuneita. Reilu kolmasosa (37 %) arvioi hyödyntävänsä toimintansa kehittämisessä tutkimus- ja asiantuntijatietoa kohtalaisesti ja 10 prosenttia heikosti (kuvio 8). Toisaalta 46 prosenttia arvioi hyödyntävänsä tutkimus- ja asiantuntijatietoa hyvin. Niin ikään reilu puolet (59 %) arvioi hyödyntävänsä itsearviointitietoa hyvin, mutta 36 prosenttia hyödynsi itsearviointitietoa korkeintaan kohtalaisesti.
Johdon avovastausaineiston avulla on mahdollista havainnollistaa yllä kuvattuja tuloksia. Yhtäältä aineistossa korostui arvioinnin systemaattisuus ja vastauksissa kuvattiin käytössä olevia menetelmiä, joiden avulla esimerkiksi päiväkodit seurasivat toimintansa toteuttamista. Tiedonkeruu oli monien johtajakyselyyn vastanneiden mukaan monimenetelmäistä ja säännöllistä, mikä puolestaan mahdollisti tavoitteellisen kehittämisen.
Vuosittainen toiminnan arviointi ja kehittäminen lähinnä pedagogisiin asioihin nähden on saatu toimimaan hyvin. Arviointien toteuttaminen Valssin avulla sujuu hyvin. (Varhaiskasvatusjohtaja)
Systemaattinen ja säännöllinen tiedon kerääminen ja sen avulla toiminnan kehittäminen, henkilöstön osallistaminen kehittämistyöhön päiväkodeissa ja yhteisillä henkilöstöpäivillä 2–3 krt/vuosi. Toiminnan läpinäkyväksi tekeminen ja tiedolla johtaminen. (Yksityisen palveluntuottajan asiantuntija)
Toisaalta monet johtajakyselyyn vastanneista kuvasivat tiedonkeruuseen liittyviä heikkouksia. Vastauksista ilmeni, että käytetyt arviointimenetelmät olivat paikoin hajanaisia ja niiden tuottama tieto jäi usein irralliseksi. Vastauksista ilmeni myös, että kerättyä tietoa ei aina hyödynnetty toiminnan kehittämiseen tai arviointituloksista ei johdettu selkeitä toimenpiteitä.
Systemaattisen arvioinnin ja mittaroinnin kehittäminen, tavoitteiden ja toimenpiteiden seurannan kehittäminen. Selkeämpi fokusointi ja valintojen tekeminen. (Varhaiskasvatuksen asiantuntija)
Henkilöstö kokee kuormitusta, kun kyselyitä tulee "jatkuvasti". Kaivataan parempaa kokonaiskuvaa ja sitä kautta kyselyitä/arviointeja voitaisiin ehkä rytmittää paremmin niin, ettei ainakaan samanaikaisia prosesseja olisi käynnissä. Laatuprosesseissa kehitettävää myös siinä, että henkilöstö/yksiköt kokisivat arvioinneista ja kyselyistä olevan hyötyä suuresti myös heille itselleen. Ei tietoa kerätä vain "hallinnon" käyttöön. Voisimme kehittää myös tiedon hallinnan ja tiedolla johtamisen tapoja niin, että esimerkiksi kaupungissa muiden palveluryhmien kokoama tieto käsiteltäisiin nykyistä paremmin myös meidän palveluryhmässä. (Kehittämisasiantuntija)
Osa johdosta kuvasi vastauksissaan, että arviointimenetelmät olivat liian raskaita ja esimerkiksi Valssin sekä muiden sähköisten järjestelmien käyttöönotto nähtiin edelleen keskeneräisenä. Vastaajat toivoivat yhdenmukaisia ja kevyempiä työkaluja, joilla tavoitteiden toteutumista voidaan seurata.
Kokonaisuutena näyttää siltä, että organisaation sisäisen tiedon hyödyntäminen oli varhaiskasvatuksessa vahvempaa kuin ulkopuolisen tutkimus- ja arviointitiedon käyttö. Lisäksi kerätyn tiedon hyödyllisyyden arviointi kaipasi paikoin kehittämistä. Avovastausten perusteella voitiin havaita, että tiedon hyödyntämisen suurimmat haasteet liittyivät tiedon pirstaleisuuteen, arviointien kuormittavuuteen ja siihen, ettei kerättyä tietoa aina hyödynnetty konkreettisten kehittämistoimenpiteiden muodostamisessa.