4.3 Tiedonkeruun toteuttaminen Valssi-järjestelmällä
Tiedonkeruu toteutettiin Valssi-järjestelmään luoduilla kyselylomakkeilla, joista ensimmäinen oli suunnattu organisaation ylimmälle johdolle ja asiantuntijoille sekä päiväkotien johtajille (myöhemmin johtajakysely). Toinen kysely lähetettiin päiväkotien lapsiryhmän henkilöstölle (myöhemmin henkilöstökysely). Kyselyt koostuivat väittämistä, monivalintakysymyksistä ja avokysymyksistä. Johdon ja henkilöstön kyselyt eivät olleet identtiset, mutta ne käsittelivät samoja laadunhallinnan teemoja ja väittämät oli muotoiltu sopimaan vastaajien omaan tarkastelutasoon.
Tiedonkeruun toteuttamiseksi otokseen valikoituneiden kuntien ja yksityisten toimijoiden tuli rekisteröityä Valssin käyttäjiksi ja hakea nimeämilleen henkilöille Valssi-pääkäyttäjien ja Valssi-toteuttajien käyttöoikeudet. Karvin ohjeiden mukaisesti pääkäyttäjät ottivat lomakkeet käyttöön arviointiin valituille päiväkodeille ja asettivat tiedonkeruun ajanjaksoksi 1.–31.10.2025. Pääkäyttäjät lähettivät johtajakyselyn keskitetysti oman varhaiskasvatusorganisaationsa johdolle, asiantuntijoille sekä päiväkotien johtajille. Valssi-toteuttajat eli yleisimmin päiväkodin johtajat lähettivät henkilöstölomakkeen päiväkotinsa työntekijöille joko Vardasta Valssiin automaattisesti siirtyneiden sähköpostiosoitteiden kautta tai vaihtoehtoisesti suoraan työntekijöiden sähköpostiosoitteisiin niissä tapauksissa, joissa Varda-tiedot eivät olleet ajan tasalla.
Pääkäyttäjillä ja toteuttajilla oli mahdollisuus seurata tiedonkeruun etenemistä Valssin seurantatyökalujen avulla ja tarvittaessa täydentää vastaajajoukkoa tai lähettää muistutuksia vastaajille.